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產品研發專案管理

中止不值得的專案
Terminate unworthy projects

  專案的最基本目的是達成業務目標。也就是說,投資要能獲得一定程度的報酬率。然而在多數企業中,主管往往過於自信,初步核准專案進行後,就不再另行評估可能報酬。因此,很多早已沒有利潤可言的專案仍舊在上級的默許中繼續執行完成。

  這樣的做法可說是有勇無謀,因為在專案執行過程中會出現許多變化。例如,也許你的團隊發現,要達成目標利潤得花兩倍的時間或成本。或者,也許原定的解決方案只對一小部份客戶有影響。或者,客戶需求出現改變。或者,你們可能碰巧發現更棒的機會。
重新評估專案
  遇到這類情況時,如果你能重審專案的業務計畫,長期來看,公司當然會因此受惠。這裡所謂的重審,是指完整的重新評估--檢視所有投資(時間、金錢、人員、設備、材料等等)與所有利潤(客戶滿意度、市場滲透增加、營收提高、廢料減少、經常費用降低等等)。這類重新評估要在專案每一主要階段進行一次:包括初步研究後、資料蒐集後、找出解決方案後,以及全面執行前。
  為求貴公司獲得專案投資最大報酬率,你必須:

隨時警覺重大變化:若你以為專案啟動之初所做的評估內容會一直不變,那就大錯特錯了。情勢隨時在變,有時變得很快,而這些情況很可能改變某一專案的最初業務報告評估內容。要定期重新評估每個專案的經濟可行性。
Stay alert to significant changes: It's a mistake to assume that the project estimate1 at the beginning will stay the same to the very end. Situations change, sometimes quickly, so it's not only possible but likely that conditions will change to alter your original assessment of the business case for a given project. Periodically reevaluate the economic viability of every project.

避免使用「失敗」一詞:許多公司視專案的提早終結為失敗。事實上相反,基於正當理由而中止專案可謂之聰明管理,因為這麼做讓主管能夠把資源挪用於高優先順位的工作。
Avoid the term "failure": In too many organizations, early termination of a project is viewed as failure. To the contrary, stopping a project for the right reasons is smart management5: it allows management to divert resources to higher-priority efforts.

小心惰性作祟:每一個專案都會產生某些程度的惰性。人們會發展出擁有權,組員與支援者會想:「我們一定要親眼看它完成。」這種視如己出的感覺,再加上投注了不少心力,即使是面對必須中止的專案,你也會偏向繼續把它完成。
Beware of letting inertia6 win: Every project generates a certain amount of inertia. People develop ownership and the team and its sponsors think, "We really have to see this through to the end." Couple those feelings with the sweat equity invested and you have conditions that favor continuing projects that should be stopped.

關鍵進修詞彙/Key Words & Phrases
1. estimate 評估
2. reevaluate 重新評估
3. viability 可行性
4. termination 終結
5. smart management 聰明管理
6. inertia 惰性;慣性

專案是公司的投資,上級會期許有一定的報酬。然而投資有時也會走樣。很多時候應該果斷中止的專案,人們卻常常硬著頭皮將它完成。
Projects are investments that your company makes, from which they expect a return... Investments can sometimes go bad. In many cases a project should be terminated, though in far too many cases it isn't.

(本文摘自麥格羅希爾新書《成功專案管理手冊》第7項)

書名:【成功專案管理手冊】
出版日期:2005年6月
ISBN:9861571043
定價:220元
作者:蓋瑞.哈肯(Gary R. Heerkens)
叢書系列:商務人士進修手冊
立即購買
◎ 本書目錄:
  序言 專案管理科學與藝術
   1. 了解專案經理的角色
   2. 建立紮實團隊
   3. 了解真正需求
   4. 進行財務分析
   5. 舉辦啟動盛事
   6. 進行現實評估
   7. 中止不值得的專案
   8. 發展邏輯計畫
   9. 預留學習空間
   10. 了解團隊動態
   11. 發展配置管理計畫
   12. 管理所有專案利害關係人
   13. 根據基線進行評估
   14. 客觀看待威脅
   15. 積極管理溝通管道
   16. 擴大專案卓越度
   17. 考慮專案後議題
   18. 管理介面
   19. 進行自我管理
   20. 辨識多重成功層面
   21. 明智使用文件記錄
   22. 獎勵卓越團隊合作
   23. 擴大結案學習機會
   24. 應用「所學教訓」
◎ 延伸閱讀:
【專案管理 立即上手】
【進階專案管理 立即上手】
【專案領導】
【專案管理溝通協調 工作手冊】
【專案經理完全求生手冊】
【產品研發專案管理】

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